----------便捷准确地阅读电子文档
宜宾县研培中心 郝东华
前不久，笔者到一所市级示范校参观学习。进入陈列室，左面墙上挂着几十面锦旗，归纳起来用一面可以说明：“教育的一面旗帜，岷江河畔的一颗明珠”。右面倚靠着木制的阶梯式奖牌架，上面放着精制的各类各级党政和主管部门授予的荣誉奖牌，含金量高。更让人惊讶的是：正对面和左右两侧都是
由于我们的档案（若是证书或奖牌可以扫描或数码拍照）都是电子文档，通过文本显现出来，那是一种奢侈和浪费。从建设资源节约型、环境友好型社会出发，尽可能减少不必要的开支，所以，可以采用“电子档案目录”展现出来，也十分便捷。
电子档案目录是采用Excel的超链接来实现的，它不限于Excel文件，其它任何类型的文件和网页都可以超链接在电子档案目录中。只不过在点击超级链接的“阅读”时，需要相应的应用软件支持打开超链接的对象。比如，超链接的是图片，系统中需要安装看图软件；超链接的是声像对象，系统中需要安装播放软件；超链接的是网页，需要网络支持。使用它十分方便地阅读电子文档。下面笔者介绍如何建立“电子档案目录”的方法，希望能为努力实现资源节约型社会的同仁们提供参考。
现已一个教师年度考核资料为例：说明建立“电子档案目录”的步骤：
第1步：在任意盘符下建一个文件夹，如：建一个“XX教师年度考核资料”文件夹。
第2步：将该教师的年度考核所电子文档资料放在“XX教师年度考核资料”文件夹中。
第3步：启动Excel，新建一个工作簿，取名为“资料目录”保存在“XX教师年度考核资料”文件夹中。按照要求制一个资料目录，设相应栏目和输入其内容，如（图一）：
（图一）
第4步：选择单元格（E4），执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框，如（图二）：
（图二）
在“插入超链接”对话框中，①在左侧区域中，选中“原有文件或网页（X）”选项；②在右侧通过“查找范围(L)”右侧下拉按钮，定位到“XX教师年度考核资料”文件夹；③在下面的框内选择（E4）对应的资料的文件名即“个人工作计划”，④然后确定返回。重复第4步的操作，为其它目录中文件或网页建立起超链接。如果是超链接网页，将该网页地址复制在下面的“地址（E）”栏内或通过“地址（E）”右侧下拉按钮选择已浏览过网页地址。电子文档目录建立完毕，最后保存。（注意：电子文档目录建立完毕，不要改变相关文件的相对位置，否则，点击超链接无法找到相对文件）
以后，只要在“资料目录”工作表中点击单元格（E6），可便捷阅读“教学成绩一等奖”获奖证书图像文件；若点击单元格（E5），可快速阅读“学年个人工作总结”Word文件。
为使文件管理规范，可以在“XX教师年度考核资料”文件夹下，建子文件夹，将文件分类存放。若按文件类型建文件夹，可建“DOC”、“JPG”、“DVD” 等等文件夹；若按文件内容建文件夹，可建“计划总结”、“文章发表”、“获奖证书”等等文件夹。这样方便“XX教师年度考核资料”文件夹整体移动。